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温州市市直单位档案工作基本规范

更新日期:2017-05-08 16:39:58 点击率:次

 

为规范市直单位档案工作,提高档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》等有关规定,制定本规范。

第一章  总则

第一条  市直单位(以下简称单位)应明确档案工作分管领导,把档案工作纳入本单位发展规划年度工作计划,列入单位议事日程和考核检查内容,及时研究解决档案工作中的人、财、物等问题,保障档案工作依法开展。

第二条  单位应建立档案工作机构,负责本单位档案工作,主要职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,建立健全本单位档案工作规章制度;

(二)组织实施本单位档案工作发展规划和年度计划;

(三)监督指导本单位各部门及所属机构各种门类和载体的文件材料收集、整理和归档工作;

(四)集中统一管理本单位各种门类和载体的档案,积极提供利用,为本单位各项工作服务;

(五)组织实施本单位档案信息化建设;

(六)按照国家与省有关规定,定期向温州市档案馆移交档案;

(七)按照《浙江省档案登记备份管理办法》规定,每年按完成档案登记备份工作;

(八)负责本系统(行业)档案工作的业务指导、检查,经市档案行政管理部门同意,制定或会同制定本系统(行业)专业档案的管理办法。

第三条  单位应配备与本单位档案工作任务相适应的档案人员,其职责是:

(一)贯彻落实国家有关档案工作的法律法规、方针政策和本单位档案工作制度、年度计划等;

(二)对本单位各部门及所属机构各种门类和载体的文件材料收集、整理和归档工作进行监督指导,组织培训本单位各部门及所属机构档案人员;

(三)承担本单位各种门类和载体的档案接收、整理、管理、统计、提供利用和定期移交进馆等工作;

(四)办理领导交办的其他档案工作事项。

档案人员应经档案业务培训并取得岗位培训证书,定期参加档案继续教育,掌握档案业务知识和现代化管理技能,熟悉本单位保存的档案内容,确保档案工作任务及时完成。

第四条  单位应配备符合国家标准、至少能存放20年档案数量的专门库房,并与办公用房、阅览室分设。

第五条  单位应当建立健全档案工作各项规章制度,并严格执行。

单位制定《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,应当按规定报市档案行政管理部门审批同意后执行。当单位工作职能发生变化或发生机构撤并情况时,应及时修订文件材料归档范围和档案保管期限规定,并履行报批手续。

第六条  将档案信息化建设纳入本单位信息化建设内容,加快数字档案室建设,实现档案管理现代化。

在档案事务中购买社会服务,应符合档案安全保密的要求,依法确定档案事务外包的范围,制定档案安全风险防控工作预案,加强档案事务外包服务事中监督管理。

第二章  档案收集

第七条  单位各部门应严格按照文件材料归档范围和档案保管期限规定履行归档职责,做到档案应归尽归。

应归档范围为文书、业务、科技、会计等各种门类档案,以及纸质、音像、照片、电子、实物等各种载体档案。具体包括:

(一)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的、对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的档案;

(二)单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的档案;

(三)本单位需要贯彻执行的上级、同级单位的文件;下级单位报送的重要文件;

(四)其他对本单位工作具有查考价值的档案。

第八条  归档时间:各种门类和载体的文件材料应依据相关规定按年度或阶段及时归档。

第九条  归档要求:

(一)归档文件材料应齐全完整,内容真实有效;字迹材料符合耐久性要求;

(二)归档电子文件应包括电子文件的版式文件、签发文本和附件、文件处理单、领导审阅签批意见、重要文件的历次修改稿以及有关电子文件的元数据,并按档案管理要求的格式存储到脱机载体上;具有永久保存价值的电子文件应转换为纸质文件一同归档;归档电子文件应符合真实性、完整性、安全性和可识别性要求;

(三)按照本单位制定的档案分类方案进行档案分类,并准确划分档案保管期限;

(四)归档文件或案卷整理质量符合国家和省有关标准和规范。

第十条  单位文书部门、业务部门及其它各部门向档案机构移交档案时,交接双方应根据移交目录清点核对,并按照规定办理移交手续。

第三章  档案管理

第十一条  单位应集中统一保管本单位形成的各种门类和载体的档案。

第十二条  档案保管应做到规范有序、安全保密、方便利用,符合国家和省的相关规定。

第十三条  档案库房应配备必要的设施设备,符合防潮、防高温、防虫鼠、防霉、防尘、防火、防盗、防光要求;库房内不得堆放其他杂物。定期对库房内各类档案进行清点和检查,并建立检查情况记录和温湿度记录。

第十四条  配备能满足档案接收、存储、利用、统计和安全保管以及现代化管理所需的软件、硬件设施。定期对电子档案的保管情况、可读取状况等进行测试、检查,发现问题及时处理,按规定进行载体转换和备份。

第十五条  建立全宗卷,积累存储本单位档案的整理说明、分类方案、管理办法、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、统计数据、全宗介绍等材料。全宗卷整理符合《全宗卷规范》。

第四章  档案利用

第十六条  单位档案部门应建立案卷目录、归档文件目录和专题目录等必要的档案检索工具,电子目录数据库与全文数据库实现有效挂接。

第十七条  开展多种形式的档案利用服务,做好档案利用鉴定,处理好档案利用与保密的关系。

严格执行档案借阅利用制度,档案借阅利用应办理借阅登记和利用效果登记。档案原件一般不外借,确需借出档案室利用的,须经分管部门的领导审批,档案部门对借出的档案应及时催还。

第五章  档案移交

第十八条  单位应当按照温州市档案馆年度档案移交进馆单位名单及《温州市档案馆档案接收基本标准》要求,按时向温州市档案馆移交具有长久保存价值的档案。

经协商,单位可提前向温州市档案馆移交档案。

第十九条  单位应当按照温州市档案馆接收工作要求,在规定时间内完成档案移交工作。

根据有关规定,单位应完成移交档案数字化工作,档案数字化成果和纸质档案一并移交。

电子档案移交应符合国家档案局《电子档案移交与接收办法》和省、市的有关规定。

第二十条  单位移交档案,应做好移交档案的鉴定审查、补充收集、保管期限调整、密级档案解密和密级变更处置等工作,确保移交档案的完整与规范。

第二十一条  单位在移交档案时,应一并移交全宗介绍、大事记、组织沿革等相关全宗卷文件材料和对档案内容有补充作用的各种编研材料、书刊、资料等;同时移交有助于管理和利用档案所必需的专用软硬件设备。

第二十二条  单位向温州市档案馆移交档案时,双方应履行交接手续。

第六章  违法违纪责任

第二十三条  根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国实施<档案法>办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关规定,有下列违法违纪行为的,其负有责任的单位领导和直接责任人员,以及有档案管理违法违纪行为的个人,应当承担法律及纪律责任。

(一)将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;

(二)拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的;

(三)出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的;

(四)利用职务之便,将所保管的档案据为己有的;

(五)因工作不负责任或者不遵守档案工作制度,导致档案损毁、丢失的;

(六)擅自销毁档案的;

(七)涂改、伪造、窃取档案的;

(八)擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的;

(九)擅自提供、抄录、复制档案的;

(十)未建立档案安全管理规章制度或未配备安全保管档案的必要设施、设备,导致档案安全事故发生的;

(十一)法律法规规定的其它档案违法违纪行为。

第七章  附则

第二十四条  本规范适用于市级党政机关、企业事业单位、人民团体和民主党派。

第二十五条  本规范自公布之日起施行。


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